Het verrassende effect van vergadervrije momenten

De coronapandemie heeft niet enkel lockdowns en lijden gebracht, maar ook heel wat leerprocessen. Zo ook op vlak van de vergadercultuur. Door de coronacrisis zijn heel wat bedrijven overgestapt op modellen voor externe en hybride werkplekken. Hierdoor zijn de frequentie en lengte van vergaderingen in eerste instantie toegenomen om het verlies van persoonlijke interacties te compenseren.

In 2020 hebben we allemaal wel gekluisterd gezeten aan de e-pero, vrijdagmiddelborrel of andere online meet&greet. Al snel merkten kenniswerkers hoe hun werktijd dreigde te transformeren tot online schermtijd wat flink wat stress met zich meebracht. Het werk moest immers ook nog gedaan worden naast al die digitale ontmoetingen.

Reeds voor de pandemie was 71% van de managers van mening dat vergaderingen duur en onproductief waren. Eind 2020 bleek dat breinwerkers meestal meer dan 85% van hun tijd aan vergaderingen besteedden, wat volgens studies een negatieve invloed heeft op het psychologische, fysieke en mentale welzijn van mensen.

MIT Sloan onderzocht in januari 2022 76 bedrijven, met elk meer dan 1.000 werknemers en vestigingen in meer dan 50 landen, die in 2021 één tot vijf dagen per week geen vergaderingen hadden gehouden (waarbij zelfs één-op-één vergaderingen niet aan de orde waren). Bijna de helft (47%) van de onderzochte bedrijven verminderde het aantal vergaderingen met 40% door twee vergadervrije dagen per week in te voeren. De overige bedrijven waren nog ambitieuzer: 35% voerde drie vergadervrije dagen in, en 11% vier. De overige 7% schafte vergaderingen volledig af.

De conclusies zijn duidelijk

Eén vergadervrije dag per week, verbeterde autonomie, communicatie, betrokkenheid en tevredenheid, wat resulteerde in minder micromanagement en stress, waardoor de productiviteit toenam.

Twee vergadervrije dagen per week duwde de productiviteit met 71% de hoogte in omdat werknemers zich meer bevoegd en autonoom voelden. In plaats van vastgepind te zitten in een schema, hadden ze hun to-do lijstjes in handen en hielden ze zichzelf verantwoordelijk, waardoor de tevredenheid met 52% toenam.

Drie vergadervrije dagen per week deed de samenwerking toenemen met 55%. Dit lijkt misschien contra-intuïtief, maar als je iets verder kijkt dan besef je al snel dat het hebben van te veel vergaderingen afleidt van effectieve samenwerking, werknemers laat ontsporen tijdens hun meest productieve uren, en de gedachtegang van mensen onderbreekt. Met drie vergadervrije dagen per week gingen medewerkers op zoek naar één-op-één contacten, in een tempo dat bij hen past. Hierdoor daalde het risico op stress met 57%, wat het psychologische, fysieke en mentale welzijn van de werknemers verbeterde.

Bij vier vergadervrije dagen per week, daalde het risico op micromanagement met 74%. Helemaal raar maar waar: met vier dagen per week zonder vergaderingen, was de communicatie 65% duidelijker en aanzienlijk effectiever. Er waren veel minder misverstanden tussen collega’s; mensen checkten snel een eerdere Slack-conversatie of een projectoverzicht om een opdracht of verzoek te beoordelen. Zinnen als “Ik dacht dat je me had verteld …” of “Ik was in de veronderstelling …” werden nog maar zelden gebruikt.

Elk voordeel heeft zijn nadeel

De voordelen van niet-vergaderen beginnen te vervlakken nadat het aantal vergaderingen met 60% is gedaald en gaan daarna zelfs in dalende lijn. Tevredenheid, productiviteit, betrokkenheid en samenwerking nemen bijvoorbeeld allemaal af wanneer vergaderingen volledig worden afgeschaft.

Uit hun onderzoek concludeert MIT Sloan dat het optimale aantal vergadervrije dagen drie is, zodat er twee dagen per week beschikbaar blijven voor vergaderingen, en wel om twee redenen: het onderhouden van sociale contacten en het beheren van de wekelijkse agenda’s.

Jitske Kramer, cultureel antropoloog, definieert in haar boek “Building Tribes” twee types van meetings: De bullet point meetings zijn werkgebonden, hebben –liefst- een formele agenda en ondersteunt teams en medewerkers in het uitvoeren van hun job. Daarnaast pleit Kramer voor meer kampvuurmeetings, informele vergaderingen zonder agenda die effectief kunnen voldoen aan de behoefte van mensen aan sociaal contact.

Een periode zonder vergaderingen is een beperking van mogelijkheden om contacten te leggen – ook al zijn vergaderingen niet de organische manier waarop mensen met elkaar omgaan. Het risico op isolement verhoogt en daarom moeten managers doelbewust mogelijkheden creëren voor socialisatie.

Tips voor leidinggevenden die een veranderende vergadercultuur willen stimuleren

1. Bevraag je team

Het is niet omdat je als leidinggevende overtuigd bent van de nood aan vergadervrije dagen of momenten, dat je medewerkers dat ook zijn. Sommigen hebben nood aan vergaderingen, of hebben toch minstens die indruk. Degenen die over de functiegrenzen heen aan projecten werken, zullen misschien wat tegengas geven, dus bied een duidelijke, overtuigende reden om dit nieuwe beleid in ieders wekelijkse agenda in te voeren. En betrek je medewerkers in dit change-traject. Zoals het Knoster-model voor verandering duidelijk maakt, is “buy-in” een van de cruciale bouwstenen voor een succesvol verandertraject.

2. Moedig informaliteit aan

Las voldoende tijd in voor wat Jitske Kramer omschrijft als kampvuurmeetings. Mensen zijn verhalenvertellers, dus geef uw medewerkers de ruimte om te zijn wie ze zijn. Wanneer informele gesprekken in uw bedrijf stromen, worden de barrières van formaliteit weggenomen. Het bieden van een forum voor sociale ontspanning, verhalen vertellen of samen ontspannen wordt altijd gewaardeerd, zo blijkt uit diverse onderzoeken.

3. Zorg voor een duidelijke agenda bij werkgerelateerde vergaderingen

De bullet point meetings waar Jitske Kramer over spreekt, verdienen een duidelijke agenda, een strikt respect van de timing – uitlopen is nefast! – en willen resultaat opleveren.

Vergaderingen die deze elementen missen, zijn niet grondig genoeg doordacht en hadden, zoals het gezegde luidt, ook gewoon een e-mail kunnen zijn. Moedig uw team aan om vergaderingen te annuleren die niet het beste gebruik van hun tijd zijn; door oordeelkundig te zijn over welke vergaderingen waarde toevoegen en welke niet, kunt u hun agenda’s nog meer vrijmaken.

4. Rollen en verantwoordelijkheden

Het toewijzen van rollen, zoals een notulist of een tijdwaarnemer, om mensen te helpen zich aan de agenda te houden, is een voordelige praktijk, vooral voor vergaderingen met grotere groepen. Stuur na elke vergadering een duidelijke samenvatting met opsommingstekens. Door de hoogtepunten van de vergadering, vragen en essentiële taken te documenteren, kunt u uw team verantwoordelijk houden en voorkomen dat onderwerpen die al zijn besproken, opnieuw worden besproken.

 

Uiteindelijk zorgt een beleid van vergadervrije momenten voor een efficiëntere samenwerking en voorkomt het dat geconcentreerd werk wordt verstoord. Uit het onderzoek van MIT Sloan blijkt duidelijk dat medewerkers dit beleid waarderen, omdat het hen tot meer periodes van flow en concentratie in staat stelt. Vergaderitis levert (te) weinig op en put uit. Hoog tijd om te handelen dus!