Kwetsbaarheid op het werk: de brug tussen verbinding en productiviteit

In dit artikel:

In een wereld waarin bedrijven als Google, Amazon en SpaceX allemaal zijn opgericht door vernieuwers die grote risico’s durven te nemen, kan je je de vraag stellen hoeveel risico’s ze durven nemen op menselijk vlak. Kan een organisatie zich vandaag nog een cultuur veroorloven waarin mensen zich niet veilig genoeg voelen om te communiceren hoe ze zich voelen over zaken die hun werk beïnvloeden?

In een (bedrijfs)wereld vol stiltethema’s – onderwerpen waar volgens professor De Prins over gesproken zou moeten worden, maar waar om verschillende redenen over gezwegen wordt – heb je geen enkele manier om erachter te komen wat werknemers werkelijk denken of nodig hebben.

Sterker nog: zonder het te beseffen ontstaat aan organisatiekant vaak een vals gevoel van veiligheid “want we bevragen regelmatig” waardoor de indruk leeft dat er geen stiltethema’s zijn terwijl veel medewerkers bevragingsmoe zijn en/of sociaal wenselijke antwoorden aanklikken (vaak zelfs zonder grondig te lezen waar het werkelijk om gaat).
Hoe futureproof is dit model? En hoe lang gaan bedrijven zichzelf nog sussen – tot het te laat is?

Kwetsbaarheid loont, zowel voor leidinggevenden als voor medewerkers

Iedereen wint in een cultuur waar samenwerken drijft op openheid en vertrouwen. Dit kan een organisatie enkel realiseren als zowel leidinggevenden als medewerkers zich eerlijk, open en kwetsbaar durven opstellen.
De voordelen van een dergelijke houding zijn talrijk:

• Als leidinggevenden zich kwetsbaar durven op te stellen, stellen ze een sterk voorbeeldgedrag dat werknemers zelf ook compleet eerlijk en open kunnen zijn. Ze laten zien dat het oké is om fouten te maken of zelfs te falen. Hierdoor ontstaan leerkansen voor het ganse team want als één medewerker durft toegeven in de fout te zijn gegaan, kan iedereen daarvan leren. In stilte dezelfde fouten blijven herhalen kan immers leiden tot nefaste gevolgen.
• Wanneer een leidinggevende zijn of haar menselijke kant durft te tonen, delen ze de stress van het werk, krijgen ze meer inhoudelijke inzichten en stimuleren ze betere besluitvorming. Bovendien komt empathie makkelijker bovendrijven waardoor leidinggeven zich beter kunnen inleven in mensen die worstelen, aan zichzelf twijfelen of zeggen dat ze overweldigd zijn. Dat maakt hen ook beter aanspreekbaar waardoor collectieve veerkracht kan ontstaan, want mensen die elkaar geruggesteund voelen, staan veerkrachtiger in hun job.
• Ook medewerkers doen er goed zaan zich kwetsbaar op te stellen. Hoe fijn is het om je ‘authentieke zelf’ naar het werk te kunnen en mogen meebrengen? Kwetsbaarheid leidt tot sterkere connecties en oprechte banden binnen teams. Bovendien durven collega’s zich uitspreken, suggesties doen, het eens en oneens zijn met initiatieven en beslissingen, wat maakt dat iedereen zich gesterkt kan voelen om te innoveren, zonder bang te hoeven zijn voor negatieve reacties.
• Teams die kwetsbaarheid hoog in het vaandel dragen zijn creatiever, leren en groeien beter en zijn daarom ook productiever. Daarbovenop zijn medewerkers die zich kwetsbaar durven tonen minder geneigd om het team of de organisatie te verlaten.

Deze voordelen laten er dan ook geen twijfel over bestaan: kwetsbaarheid loont! Dan kan je je natuurlijk afvragen waarom niet elke leidinggevende en elke medewerker kwetsbaar op de werkvloer verschijnt. Het antwoord laat zich raden: er zitten best wel wat valkuilen aan kwetsbaarheid in een professionele context.

De valkuilen van kwetsbaarheid op het werk

#1. Kwetsbaarheid proberen introduceren zonder psychologische veiligheid

In een psychologisch onveilige bedrijfscultuur kan een werknemer die zich kwetsbaar opstelt zich blootstellen aan misinterpretatie, spot, pesterijen, kritiek of repercussies op reputatie en promotiekansen… omdat hij niet aan de verwachtingen voldoet of niet ‘erbij hoort’.

Los van alle voordelen van kwetsbaarheid, kan het namelijk ook tegen je keren als de nadelen van psychologische onveiligheid komen bovendrijven. Onderzoek toont aan dat kwetsbaarheid in een onveilige context de doos van Pandora kan openen en je werknemers blootstelt aan allerlei risico’s waaronder een negatieve impact op het welzijn van werknemers, stress en burn-out, een hoger verloop en slechtere prestaties.

Tip 1: Maak werk van een cultuur die groeit op een bedje van psychologische veiligheid. Dit doe je in eerste instantie door het sociaal wenselijke gedrag expliciet te beschrijven en er op aan te spreken wanneer dat gedrag niet getoond wordt, maar zeker ook wanneer we dat gedrag wel zien. In het ideale scenario heeft iedereen de maturiteit en know-how om elkaar aan te spreken, maar vaak zien we dat dat niet evident is. Hoe dan ook heeft de leidinggevende hierin een voorbeeldrol te vervullen en duidelijk werknemers er over aan te spreken zodat het gewenste gedrag dat bijdraagt aan psychologische veiligheid alle kansen krijgt.

Trouwens, mocht je twijfelen aan wat dit “gedrag” voor meer psychologische veiligheid precies inhoudt, denk dan bijvoorbeeld aan elkaar oprecht begroeten wanneer je elkaar ontmoet, mens mogen zijn met je talenten én je werkpunten vooraleer je je functietitel vervult, fouten mogen maken zonder dat je daarop afgerekend wordt, je volledige en authentieke zelf mee kunnen brengen naar het werk, … – we kunnen nog even doorgaan, maar dit schetst al een beeld, toch?!

#2 De leercurve van comfortabel worden met oncomfortabele gesprekken

Zelfs in een meer ondersteunende omgeving kan emotionele blootstelling, het uiten van twijfels, praten over persoonlijke levens en het toegeven van fouten en mislukkingen op het werk voor veel mensen toch nog ongemakkelijk en stressvol zijn.

TIP 2: Sommige mensen weten misschien (nog) niet hoe ze moeten reageren of hoe ze best omgaan met iemand die zich kwetsbaar opstelt. Dit leidt vak tot vermijdingsgedrag wat zelden of nooit leidt tot succesverhalen. Door dit onderwerp bespreekbaar te maken, maak je kans om het uit de taboesfeer te halen en krijg je ook zicht op waar de eventuele moeilijkheden zich precies bevinden.

Misschien is er nood aan opleiding om communicatietechnieken aan te leren of te versterken rond aanspreekgedrag, maar even goed is er mogelijk een nood aan teamcoaching of ondersteuning van de leidinggevende. Het is fundamenteel om dit goed in kaart te brengen zodat de juiste vragen kunnen beantwoord worden.

#3. Kwetsbaarheid niet begrenzen

Er is een dunne lijn tussen gezonde kwetsbaarheid en te veel delen. Aanmoedigen van kwetsbaarheid op de werkplek is geen vrijbrief voor medewerkers om elk persoonlijk probleem of iedere kantoorklacht maar luidop te verkondigen aan iedereen die wil luisteren. Overmatig of ongepast delen kan averechts werken en anderen ongemakkelijk maken en het werk vertragen.

Of zoals Brené Brown het zegt: “Kwetsbaarheid zonder grenzen is geen kwetsbaarheid.”. Het is dus cruciaal om een balans te vinden tussen het opbouwen van vertrouwen en het behouden van een professionele werkomgeving.

TIP 3: Kwetsbaarheid kenmerkt zich niet door (voortdurend) zuchten en klagen. Het initieert geen roddelcircuit en bestaat niet uit achterklap of pestgedrag. Kwetsbaarheid hoeft ook niet te betekenen dat een medewerker uren en uren spendeert aan het (her)vertellen van zijn of haar verhaal. Al deze aspecten wijzen eerder op wat we bij Tryangle “een klaag- en zaagbarak” noemen, een fenomeen dat vaak onbewust en ongewild ontstaat vanuit een drang naar kwetsbaarheid waarbij er niet voldoende begrenzing bestaat.

Begrenzing ontstaat dankzij het creëren van een gemeenschappelijke taal, samen nadenken over een afsprakenkader en er effectief samen rond beslissen hoe kwetsbaarheid op een constructieve manier mag klinken en er kan uitzien. Ga het gesprek erover aan binnen je team, ook al lijkt dat aanvankelijk mogelijks vrij spannend.

#4. Kwetsbaarheid in een empathisch team

Het lijkt misschien de perfecte combinatie, maar onderschat de spanningsboog niet tussen kwetsbaarheid en empathie. Mensen met een sterk empathisch vermogen vinden het bijzonder moeilijk om kwetsbaarheid op een gezonde, afgebakende manier te hanteren op de werkvloer. Zeker bij empathische collega’s met een zorgzaam karakter durft kwetsbaarheid te veel aandacht wegnemen van het aspect productiviteit en performance. Tenzij je een vzw bent die instaat voor mentale hulp kan dit natuurlijk niet de bedoeling zijn.

TIP 4: Wees je bewust van het feit dat je binnen een professionele context niet enkel hebt zorg te dragen voor het relationele aspect waarbij mentaal welzijn op de voorgrond staat, maar ook moet zorgen voor het presenteren van de nodige en gewenste resultaten. Let erop dat je niet enkel praat over het (inter)menselijke, maar ook durft wijzen op cijfers, resultaatsgerelateerde plichten en verantwoordelijkheden.

3 concrete acties om nu meteen in te zetten op evenwichtige kwetsbaarheid in de werkomgeving

#1 Vraag feedback

Blijf in contact met het team door medewerkers regelmatig de kans te geven hun ervaringen te delen zodat je een uitdaging of probleem kan herkennen voordat het onherstelbare schade heeft aangericht. Reageer dan ook snel en gepast op gesignaleerde problemen.

Zorg voor verschillende formele en informele kanalen om iedereen de kans te geven zijn feedback te delen. Dat kan gaan van individuele contactmomenten tot een agendapunt op teammeetings, tot een (digitale) feedback/ideëenbus of bijvoorbeeld het gebruik van snelle vragenlijstjes.

#2 Bouw aan psychologische veiligheid

Maak het zo veilig mogelijk om ideeën, feedback, initiatieven en fouten te delen. Op welke elementen kan je daarvoor inzetten?

• Wanneer leidinggevenden alvast het goede voorbeeld geven, geeft dat medewerkers het gevoel dat ze dit gedrag ook gerust mogen stellen.
• Teamleden individueel begeleiden en ondersteunen, met (externe) coaching en opleiding kan hen tools en inzichten bieden in hun eigen gedrag en de bijdrage aan de teamdynamiek.
• Als team samen enerzijds positief gedrag benoemen en aanmoedigen, maar anderzijds collega’s aanspreken op uitdagingen en negatief gedrag zijn belangrijke stappen in het leerproces.
• En nog een praktische tip: gebruik eventueel anonieme wegen om lastige thema’s toch aan te kaarten.

Het allerbelangrijkste is dat je stappen zet en beseft dat het een continu proces is dat tijd vraagt om te ontwikkelen en te onderhouden. Consequent zijn en volharding zijn de sleutel tot succes.

#3 Prioritiseer leren over resultaten

Het proces van leren en het verwerven van vaardigheden is vaak waardevoller dan het eindresultaat. Een werkcultuur waarin de mens centraal staat, waardeert leren en verbeteren en biedt werknemers de kans om te groeien en te veranderen in goed presterende teams.

• Fouten vieren: Door werknemers het gevoel te geven dat het maken van fouten niet alleen aanvaardbaar is, maar ook wordt toegejuicht als onderdeel van het leerproces, zullen ze eerder berekende risico’s nemen en nieuwe benaderingen uitproberen.
• Een groeimindset omarmen betekent fouten zien als kansen om te leren en te groeien. In plaats van schuldigen aan te wijzen, ligt de nadruk op begrijpen wat er fout ging en hoe het beter kan. Dit moedigt voortdurend leren en ontwikkeling binnen het team aan
• Eigenaarschap versterken: Inzichten in fouten stelt teamleden in staat om verantwoordelijkheid te nemen voor hun werk en beslissingen, waardoor ze eigenaarschap durven opnemen en eerder oplossingen of hulp zullen zoeken om fouten recht te zetten in plaats van ze te verbergen of te ontkennen.

En dus?

Heel wat onderzoek en cases (zoals bijvoorbeeld Google Project Aristotle) komen in de zoektocht naar de puzzelstukken voor de beste teamprestaties tot een gelijkaardige conclusie: WIE er in het team zit is minder belangrijk dan HOE dat team samenwerkt. En de belangrijkste sleutel voor die ideale samenwerking? Psychologische veiligheid.

Een ferme reden dus om de oude paradigma’s van werk meer en meer los te laten. Puur hiërarchische beslissingspatronen, alwetende managers en leidinggevenden, micromanagement, competitiedrang, schuldcultuur en faalangst behoren gelukkig steeds meer tot het verleden en dat zien we maar al te graag gebeuren.