Hoe ga je om met iemand die de vergadering kaapt? Het gebeurt vaak in meetings: een onderwerp wordt besproken en bepaalde personen reageren snel of heftig, lijken voor iedereen te spreken en nemen alle spreektijd in beslag. Niet prettig aangezien je het risico loopt dat sommigen dreigen in hun schulp te kruipen en misschien wel heel waardevolle ideeën gewoon niet meer opperen.
We geven je in deze blog enkele tips om hiermee om te gaan!
Tip 1: Aanspreekgedrag
Een eerste benadering is om het gedrag van de persoon in kwestie direct aan te pakken. Benoem het gedrag en spreek de persoon er op aan. Bijvoorbeeld: “Ben je je ervan bewust dat dit regelmatig in de vergadering gebeurt?” Het is cruciaal om herhaaldelijk storend gedrag zo snem mogelijk aan te pakken; anders keur je het onbedoeld goed. Belangrijk om te weten: het aanspreken van gedrag is niet uitsluitend het recht van de leidinggevende, maar geldt voor alle deelnemers van de meeting.
Vanuit het perspectief van leidinggevenden krijgen we vaak de vraag of het beter is de persoon tijdens de vergadering aan te spreken of eerder onder vier ogen. Als je het gedrag eerder hebt opgemerkt, kun je preventief handelen door het in persoon voorafgaand aan de volgende meeting te bespreken. Wanneer het gedrag zich tijdens een vergadering voordoet, kan je snel maar discreet ingrijpen door een pauze voor te stellen. Zo kan je deze pauze gebruiken om de persoon apart aan te spreken en het specifieke gedrag meteen te benoemen. Als privégesprekken niet tot het gewenste gedrag leiden, kan je het in een volgende instantie publiekelijk ter sprake brengen. Begin echter altijd met een privégesprek.
Tip 2: Creëer de juiste context
Als leidinggevende of organisator van een meeting heb je vaak invloed op de manier waarop interacties plaatsvinden. Door de context zodanig te creëren dat storend gedrag minder kans krijgt, kan je een positieve impact hebben op de dynamiek van de vergadering.
In een recente coaching case stelden we bijvoorbeeld vast dat de leidinggevende altijd zeer open vragen stelde zoals: “Wie heeft er een idee over dit onderwerp?” of “Wie heeft er feedback?”. Dit leidde ertoe dat de meest assertieve persoon altijd als eerste reageerde, waardoor de rest van de groep zich terugtrok. Een eenvoudige oplossing: de manier van vraagstelling veranderen.
In plaats van open vragen te stellen, kan men specifieke deelnemers aanwijzen: “Ik heb jouw mening nog niet gehoord, kun jij jouw perspectief delen?” Door gericht deelnemers aan te spreken, krijgen anderen ook de kans om hun ideeën te uiten zonder te worden overschaduwd door de snellere en assertievere deelnemers. Dit zorgt er trouwens voor dat de snelle reageerder minder de behoefte voelt om direct in te grijpen, omdat iedereen anders zwijgt. Op deze manier werk je aan twee kanten: je vermindert de grip van de dominante persoon en geeft de rest van de groep de ruimte om bij te dragen.
Tip 3: Over communicatiestijlen
Tot slot is het ook belangrijk om flexibel en veelzijdig te zijn in je vergaderstijl. Denk na over jouw eigen voorkeuren en valkuilen qua communicatiestijl en wat je zou kunnen aanpassen om iedereen in de vergadering de kans te geven om comfortabel deel te nemen en zich gehoord te voelen.
Dit is een aspect van groepsmanagement en groepsdynamiek. Je kan de signalen en behoeften van de groep leren aanvoelen, lezen en vervolgens managen. Begrijpen welke rollen en communicatiestijlen de mensen in je team opnemen kan helpen bij het effectief managen van vergaderingen. Wees je daarbij bewust van de intenties en de voorkeuren van zowel jezelf als de anderen. Wanneer je bijvoorbeeld probeert te onderzoeken waar bepaald gedrag vandaan komt, kan je de onderliggende reden of oorzaak van storend gedrag identificeren en wegnemen, waardoor je het ‘probleem’ duurzaam oplost.
Nog meer inspiratie?
In de podcast & videoreeks “SOS Werkgeluk” brengen we korte episodes waarin we op zoek gaan naar concrete tips omtrent een specifieke uitdaging rond welzijn of werkgeluk.
Heb je iets meer tijd? Dan kan je terecht in onze Try a Different Angle Podcast, waarin we dieper ingaan op werkgeluk hero cases en sterke welzijnsinitiatieven van specifieke organisaties.
