We gaan momenteel nog steeds door een grootschalig cultureel veranderingsproces die organisaties verplicht om na te denken over de toekomst. Changeprocessen zijn natuurlijk niet nieuw, maar de voorbije jaren kregen organisaties en medewerkers al enorm veel veranderingen te verwerken. De huidige zoektocht en omschakeling naar de zogenaamde hybride toekomst volgt de trend van onze steeds sneller veranderende maatschappij.
Met vallen en opstaan
De ‘terug naar kantoor’ beweging en de vraagtekens rond een hybride balans vormen een stevige puzzel die moet gelegd worden. En dat is inderdaad alweer een veranderingsproces waar iedereen – nog maar eens – doorheen moet. Frustrerend misschien op het eerste zicht, maar het biedt ook mogelijkheden! Door de omschakeling naar de hybride toekomst als een change proces te benaderen, kunnen organisaties de nodige tijd en effort investeren in het vinden van de mix die voor hen én de medewerkers het beste werkt.
Er zijn heel wat vraagtekens en onderdelen die hun plek moeten vinden, en dit zonder afgelijnde blueprint, een ideaal model of een kant-en-klare oplossing. Dat kan net bevrijdend werken, want het antwoord op deze uitdaging is: ga het proces aan! Probeer dingen uit, laat vallen en opstaan toe, ontdek de leerervaringen en bouw verder op wat werkt specifiek voor jouw organisatie context. Door dit met een groeimindset te benaderen, feedback en bottom-up input aan te moedigen, met een open houding zelfs specifieke tegenovergestelde standpunten te blijven verzamelen, kunnen opportuniteiten in het vizier komen en potentiële issues snel worden aangepakt.
Een positievere en productievere werkcontext
Waarom zouden bedrijven op de ‘hybrid working’ kar springen in plaats van gewoon terug te keren naar wat vroeger goed werkte? Behalve dat ‘back to normal’ eigenlijk gewoon geen optie meer is, kunnen organisaties die een krachtig nieuw beeld én bijhorend hybride beleid uitwerken een belangrijke kans grijpen voor een sterke toekomst die het welzijn, het werkgeluk en de productiviteit van werknemers een boost kan geven. Een zeer welgekomen kans in tijden van steeds meer zorgwekkende ontwikkelingen rond absenteïsme, stress en welzijnsuitdagingen en een stevige war for talent, zowel voor behoud van talent als het rekruteren ervan. De rol van een organisatie in een futureproof perspectief is immers verschoven van de letterlijke invulling van enkel ‘werk geven’ naar een breder concept van ‘werk faciliteren’.
De weg ligt op deze manier volledig open om te bepalen hoeveel flexibiliteit we onszelf en onze medewerkers willen en kunnen geven zodat er op de meest effectieve, efficiënte en succesvolle manier kan gewerkt worden. Tegelijk ook een kans om een meer passende context en positieve ervaring te creëren waarin medewerkers en teams zich zo goed mogelijk kunnen voelen en het beste van zichzelf kunnen geven, vertrekkende van hun eigen sterktes en voorkeuren. Indien je hiervoor een flexibel kader kan ontwerpen waarin iedereen zich kan terugvinden, is natuurlijk the sky the limit.
De verwarring aanpakken
Aspecten die vroeger normaal waren én vanzelf leken te komen worden nu bemoeilijkt. Zowel medewerkers als leidinggevenden hebben ondervonden dat thuiswerken perfect en efficiënt kan verlopen en dus willen we massaal niet meer full time naar kantoor. Het voortdurend thuiswerken tijdens de coronalockdowns heeft aangetoond hoe de verbondenheid onder druk komt als collega’s elkaar enkel van op afstand ontmoeten. Het zorgt ervoor dat onze samenwerking verwarrender is geworden.
Aan wat vroeger normaal en vanzelf ging – de spontane ontmoeting aan het koffieapparaat bijvoorbeeld – moeten we nu dus veel meer bewuste aandacht besteden: nieuwe en heldere afspraken met elkaar maken en er tevens sterk en duidelijk over moeten communiceren. Dat is niet zo eenvoudig als het lijkt. Daarenboven is er ook een stevige valkuil voor organisaties om alles te strak in nieuwe richtlijnen en policies te willen gieten, waardoor dit voor veel medewerkers dreigt naar de keel te grijpen – extra overweldigend na een periode van (de indruk van volledige) autonomie en vrijheid.
Wat er als een paal boven water staat, is dat we het over heel wat aspecten met elkaar zullen moeten gaan hebben indien we de verwarring en de patstelling willen opheffen. In dit kader kan je trouwens verschillende dimensies (de bricks, bytes, behavior en belonging) als handvaten gebruiken.
We geven graag ook enkele concrete tips die in dit proces handig van pas kunnen komen:
#1 Sluit compromissen
Inspelen op persoonlijke energiegevers en -nemers van medewerkers is een krachtig discours voor meer engagement en motivatie. Anderzijds is het quasi onmogelijk om te beantwoorden aan ieders individuele voorkeur. Tot een sterke compromis – aka win-win – komen is dus de boodschap. Je kan de extremen die ofwel àlles thuis ofwel àlles op kantoor willen wel degelijk met elkaar verbinden door de aandacht te vestigen op de concrete voordelen die te vinden zijn in het minder favoriet systeem.
Je kan uiteindelijk niemand dwingen tot een bepaald gedrag. Het is aan organisaties en leidinggevenden om te inspireren en warm te maken om het graag geziene gedrag te stellen. Enkel via een open dialoog kunnen medewerkers inzien dat het nuttig, belangrijk en interessant is om regelmatig naar kantoor te komen.
Geef de thuiswerk-lovers dus een reden om naar kantoor te komen, zoals de informele contacten of een leuke teamactiviteit die ze niet willen gemist hebben. De meeste leidinggevenden hebben ondertussen ook ontdekt dat ‘werktijd’ niet enkel bestaat uit maximaal productief zijn en de to do lijst afwerken. De tijd die medewerkers kunnen besteden aan de sociale cohesie en die op het eerste zicht niet werkgerelateerd lijkt, is namelijk absoluut geen verloren tijd, integendeel.
Laat de sociale vlinders natuurlijk welkom blijven op kantoor, maar zorg dat de accommodatie naast een fijne ontmoetingsplek ook nog steeds focus- en concentratiemogelijkheden bieden. CEO’s of managers die vasthouden aan het idee dat niets minder dan full time aanwezigheid op kantoor genoeg is om het werk goed te doen (lees: om de prestaties te ‘controleren’) verwijzen we graag naar de impact van vertrouwen en autonomie op de productiviteit en motivatie van medewerkers. In dit artikel kunnen leidinggevenden hier trouwens nog meer tips over terugvinden.
#2 Zet in op heldere en positieve communicatie
Niet alleen de gekozen afspraken en op welk niveau deze afgebakend worden (van het individu, het team of de organisatie) maar vooral ook hoe je er rond communiceert is cruciaal om te bepalen hoe deze afspraken geïnterpreteerd en aangevoeld worden en om de slaagkans van de gekozen hybride mix te verhogen.
What can you do? In eerste instantie moeten natuurlijk concrete afspraken en het daaraan verbonden verwachte gedrag helder en SMART geformuleerd worden zodat iedereen het begrijpt. In het ideale scenario formuleer je op organisatieniveau een afsprakenkader waarin de nodige ruimte voorzien voor aanpassingen en interpretaties op teamniveau. Durf over de verschillen tussen teams communiceren zodat collega’s kunnen begrijpen waarom bepaalde verschillen bestaan. Enkel zo kan je afgunst vermijden.
What not to do? In enkele van de strafste worst practice voorbeelden die wij al hebben zien voorbij komen was elke communicatie totaal afwezig, waardoor medewerkers het gevoel hadden dat “er totaal geen beleid of duidelijkheid is, iedereen doet maar wat.” Bovendien ontstaat zo het gevoel dat “alles boven mijn hoofd beslist wordt” waardoor elk vorm van betrokkenheid een flinke knauw krijgt. Een leidinggevende uit een ander bedrijf gaf toe dat er wel wat communicatie issues waren en gaf het volgende aan: “We hebben sommige van onze medewerkers die sinds de pandemie – en nu nog steeds – 100% thuiswerken nog maar héél weinig gehoord. Eigenlijk weet ik totaal niet hoe het met hen gaat.”.
Door na te denken over hoe je iets communiceert kan eenzelfde regel ofwel positief ofwel negatief aanvoelen. De stelling “Voortaan mag je 3 dagen per week van thuis werken” klinkt natuurlijk veel motiverender dan “Iedereen moet voortaan 2 dagen per week naar kantoor komen!”. Een bedrijf dat voor de pandemie 100% vanop kantoor werkte, maar eigenlijk nu toch een héél stevige omslag maakte naar thuiswerk (nota bene voor meer dan de helft van de werktijd), zorgde onbedoeld voor heel wat rebellie door zonder er verder over na te denken te opteren voor de minst motiverende formulering. Het is allemaal kwestie van perspectief.
#3 Keep tweaking & learning
Een duidelijk kader met daarbinnen een bepaalde mate van flexibiliteit afhankelijk van de omstandigheden, werkt nog altijd het beste. Er zullen altijd vragen en uitzonderingen naar boven komen. Wat als iemand afwezig of ziek is op een vaste kantoor- of thuiswerkdag? Wat als een specifieke gelegenheid of opdracht toch uitzonderlijk aanwezigheid op kantoor vraagt? Zowel voor medewerkers als leidinggevenden kom je met het principe van ‘geven en nemen’ vaak verder dan met rigide regeltjes.
En wat als een gemaakte afspraak toch niet blijkt te werken? Een proces aangaan zoals waar we het in de inleiding over hadden, biedt de optie om te blijven evolueren en evalueren, dus hou de vinger aan de pols en blijf open staan voor feedback.
Dingen uitproberen en bijleren is trouwens niet enkel een aspect verbonden aan het veranderingsproces, maar ‘learning’ op zichzelf heeft ook invloed op zowel de motivatie en prestaties van medewerkers als de war for talent. Mede door de thuiswerkrevolutie zijn mensen nog meer gaan kijken naar (zinvol) werk en hoe ze kunnen groeien en ontwikkelen. Lifelong learning is niet voor niets één van de grote actuele uitdagingen binnen HR.
Ook L&D heeft een hybride versnelling doorgemaakt, omdat we massaal bitesize en e-learning ontdekt hebben. Echter, net zoals altijd is doorschieten in één extreme oplossing zelden een goede zaak. Zo blijft het dus een taak voor de organisatie om ervoor te blijven zorgen dat er ruimte is om te leren – tussen de to do’s en alle meetings door -, maar ook dat er voldoende over gecommuniceerd wordt hoe medewerkers gebruik kunnen maken van het bestaande LMS (het platform dat alle leermogelijkheden verzamelt). Daarbij bieden de hybride formats ons het beste van beide werelden. Er is immers meer mogelijk dan enkel hardcore e-learning, zeker als je die flexibele en inspirerende formats gaat combineren met bijvoorbeeld interactieve en real-life workshops en on-the job learning en coaching om het geleerde ook daadwerkelijk in de praktijk toe te passen.
Kortom, een futureproof hybride werkplek ontwerpen bestaat erin de zoektocht aan te gaan naar wat het best werkt voor jouw organisatie, jouw medewerkers en jouw sector. Ga het proces aan en denk in termen van opportuniteiten en mogelijkheden. Ga ervoor en probeer dingen uit. Als het goed loopt, neem de tijd om het te vieren. En als het wat minder gaat, ga vooral in gesprek met elkaar. Then dust yourself off and try again.
Laat je begeleiden
Wil je graag de denkoefening maken onder begeleiding van experten, of wil je graag leidinggevenden, teams of individuele medewerkers ondersteunen in specifieke skills die binnen het hybride werken nodig zijn? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek of surf alvast naar deze webpagina voor wat meer inspiratie.
