5 inzichten voor sterke online conversaties met medewerkers

Door de recente evoluties rond remote en hybride werken, merken we opvallend meer vragen rond (remote) ontwikkelingsgesprekken. Deze periodieke gesprekken of performance reviews zijn broodnodig, maar kunnen heel wat stress veroorzaken. Bij de medewerker kan heel wat onzekerheid ontstaan, terwijl die gesprekken ook veel vragen van de HR-verantwoordelijke of de leidinggevende. Als deze conversaties dan ook nog eens op afstand moeten plaatsvinden, wordt het voor beide partijen extra uitdagend.

Net om die reden delen we graag praktische tips om – zelfs van op een afstand – sterke ontwikkelingsgesprekken te kunnen voeren die een positief gevoel én nabijheid creëren aan beide kanten van de (virtuele) tafel.

Tip #1: Doe online wat je offline zou doen

Het vraagt soms wat omdenken en creativiteit, maar je kan online dezelfde ervaring neerzetten als je in een face-to-face gesprek zou kunnen bereiken. Belangrijk hierin is jouw eigen overtuiging. Heel vaak gaan mensen online anders communiceren dan offline. In dat geval mag het niet verbazen dat je dan ook effectief bij een heel andere communicatie terechtkomt. Aan jou om je online en offline op dezelfde manier te gedragen: start met social talk, maak oogcontact (dat doe je door in de camera te kijken en niet naar je gesprekspartner op het scherm!) en zet in op lichaamstaal, net alsof jullie in dezelfde ruimte aanwezig zijn.

Tip #2: Geef geregeld feedback

In het belang van een regelmatige terugkoppeling is het best om prestatiebeoordelingen niet beperkt te houden tot een jaarlijkse gebeurtenis. Verhoog de frequentie en opteer bijvoorbeeld voor kwartaalvergaderingen met medewerkers. Naast de formele gespreksmomenten is er vooral nood aan snelle en regelmatige feedback en dat mag absoluut in een informele setting gebeuren. In een werkgelukkige bedrijfscultuur zal een medewerker nooit voor het eerst horen over positieve prestaties of prestaties die verbeterd moeten worden tijdens een formeel evaluatie- of ontwikkelingsgesprek, tenzij het gaat om nieuwe informatie of een doordacht inzicht. Effectieve leidinggevenden bespreken op regelmatige basis zowel positieve feedback als verbeterpunten, zelfs dagelijks of wekelijks, en dit zowel formeel als informeel.

Tip #3: Bereid je goed voor

Een goede voorbereiding van het gesprek is een belangrijke sleutel voor beide partijen. Als beide gesprekspartners weten waar het over moet gaan, helpt dit om te komen tot een duidelijk en concreet gesprek. Om de voorbereiding te optimaliseren plan je het gesprek niet alleen goed op voorhand in, maar maak je meteen ook het doel van het gesprek duidelijk. Vraag de medewerker om alvast na te denken over zijn gesprekspunten en doe dat zelf ook. Dit kan door de verslagen van voorgaande gesprekken door te nemen of een lijst met onderwerpen op te stellen waar ook de medewerker topics kan aan toevoegen.

Tip #4: Kies voor structuur

Een goed ontwikkelingsgesprek kenmerkt zich door een gestructureerde aanpak die uitmondt in een persoonlijk actieplan. Een sjabloon met richtvragen over functie-inhoud, uitvoering, samenwerking, noden, wensen en verwachtingen kan je alleen maar helpen om een rode draad door het gesprek te laten lopen. Het spreekt voor zich dat we tijdens onze eigen trainingen rond dit onderwerp een handig sjabloon ter beschikking stellen.

Tip #5: Volg een training rond remote ontwikkelingsgesprekken

Tryangle heeft communicatie-experten in het team die in een real life of online workshop heel wat praktische tips kunnen geven die jouw (remote) ontwikkelingsgesprekken helpen transformeren tot een werkelijke meerwaarde voor jou als leidinggevende en voor jouw medewerkers. Je ontdekt tijdens de opleiding meer over online gesprekstechnieken, de verschillende soorten feedback, de 5 W’s van waardering, krijgt tips om tot een werkelijke connectie te komen, enz… Je gaat aan de slag met simulatie-oefeningen en cases je ontvangt persoonlijk advies van de expert omtrent jouw concrete vragen.