Heb je je ooit afgevraagd wat sommige mensen uitzonderlijk productief en gemotiveerd maakt in hun werk? Dat zou wel eens kunnen komen door de ‘flow’ waarin ze verkeren.
In deze Try a Different Angle podcast aflevering spreken we met Jonas De Kerf, PhD Researcher aan de KU Leuven.
Hij helpt ons om het mysterie van flow op de werkvloer te ontrafelen en de impact ervan op zowel de productiviteit als het werkgeluk van medewerkers.
Time flies when you’re in the zone
Flow, zoals gedefinieerd door de psycholoog Mihaly Csikszentmihalyi, is een mentale toestand waarin een individu volledig opgaat in een activiteit en een gevoel van intense focus en voldoening ervaart.
De kenmerken van flow zijn:
- Een gevoel van diepe concentratie en maximale betrokkenheid bij de taak waar men mee bezig is, waarbij piekergedachten of andere zaken naar de achtergrond verdwijnen.
- Eenheid van activiteit en bewustzijn: De handelingen en gedachten vloeien naadloos samen in een vlotte prestatie, wat leidt tot een gevoel van moeiteloosheid en vloeiendheid.
- Verlies van tijdsbesef: In flow lijkt de tijd sneller voorbij te gaan omdat men zo geabsorbeerd is in de activiteit.
- Sterke prestaties: het ervaren van een harmonieuze balans tussen de uitdagingen van de taak en de vaardigheden om deze aan te kunnen, resulteert in een gevoel van verwezenlijking en competentie.
Die ideale “sweet spot” qua uitdaging en vaardigheden – niet té uitdagend of te hoog gegrepen, wat frustratie of stress zou kunnen teweegbrengen, maar ook niet té makkelijk, wat tot verveling zou kunnen leiden – zorgt dat een individu in een staat van flow kan vertoeven.
Flow kan natuurlijk overal worden ervaren. Denk in de privé sfeer bijvoorbeeld aan hobby’s en creatieve activiteiten, volledig opgaan in een boek, een intense sporttraining of wedstrijd, of gewoon helemaal in het moment opgaan wanneer je samen bent met vrienden of familie. Op professioneel vlak spreken we van de leuke, uitdagende projecten die aansluiten bij iemands talenten, vaardigheden en passies.
Uitkomsten van flow op het werk
Het gevoel van flow ervaren leidt tot heel wat positieve uitkomsten, zowel voor individuen als voor teams en organisaties. Weten wat flow veroorzaakt en er actief op inzetten, namelijk ervoor zorgen dat men meer en vaker in flow kan zitten, leidt naar een positieve spiraal van productiviteit, motivatie, voldoening en werkgeluk:
- Volledig opgaan in het moment en de activiteit laat medewerkers toe piekergedachten achterwege te laten, wat een bevrijdend gevoel geeft en tot meer welzijn leidt zoals meer positieve emoties, een betere gemoedstoestand en meer bereidheid om elkaar te helpen.
- Doordat je doet wat je graag doet en waar je goed in bent laat flow toe een betere concentratie, creativiteit en prestaties toe, wat een productief gevoel geeft omdat men het idee heeft dat men heel wat kan realiseren en afstrepen.
Deze principes gelden natuurlijk ook voor de privé sfeer, maar het komt er dus op neer dat flow voor de perfecte balans zorgt tussen welzijn en productiviteit.
Drivers van flow op het werk
Er zijn heel wat factoren die het gevoel van flow op de werkvloer kunnen faciliteren of net tegenwerken. Jonas ging er in zijn onderzoek dieper op in en kwam tot interessante conclusies rond de impact van de inhoud en aard van de taak, de locatie waar men werkt, maar ook het tijdstip waarop men werkt of de duurtijd van de activiteit.
Op basis van de conclusies van het onderzoek geven je hier alvast 5 tips mee voor meer flow op het werk
- Werk ‘s ochtends aan je moeilijkste taken
Ondanks individuele persoonlijkheidsverschillen en bijvoorbeeld ochtend- of avond types, tonen cijfers aan dat je meer kans hebt om in flow te komen wanneer je helemaal uitgerust bent.
Begin je werkdag dus met een krachtige strategie voor maximale productiviteit en voldoening en laat je ’s ochtends niet verleiden tot het openen van je mailbox. Richt je aandacht eerst op één complexe en belangrijke taak die je die dag absoluut wil volbrengen.
Niet alleen biedt de ochtendfrisheid na een verkwikkende nachtrust je immers de ideale mentale helderheid om een uitdagende focustaak effectief aan te pakken, door deze als eerste te volbrengen, bevrijd je jezelf van mogelijke uitstelgedachten en vink je meteen een cruciale to-do af van je lijstje. Dit versterkt je gevoel van voldoening, en geeft je een motiverende boost die de toon zet voor de rest van je dag.
- Maak goede afspraken met collega’s
Flow wordt negatief beïnvloed door storingen. Om de staat van focus en concentratie en de daarbij horende productiviteit te kunnen optimaliseren is het, zowel bij thuiswerk als bij kantoorwerk, belangrijk om afspraken te maken binnen het team om onverwachte storingen zoveel mogelijk te beperken. Zonder daarbij natuurlijk volledig aan flexibiliteit in te boeten omtrent hoogdringende en belangrijke zaken.
Hoe pak je dat aan? Door te communiceren over communicatie. Definieer de grenzen, spraak af wat (niet) dringend is en geef elkaar de ruimte voor ongestoorde focus en maximale prestatie: Maak duidelijke afspraken rond het beantwoorden van e-mails en PM berichten, bundel kleine vragen tot een geschikt moment en respecteer tijdsblokken of signalen wanneer iemand aangeeft in focustijd te zitten.
- Laat jezelf niet afleiden of verleiden tot multitasken
De afleiding en stoorzenders hoeven niet alleen van buitenaf te komen. De kans op flow en efficiëntie wordt ook drastisch ingeperkt wanneer je je eigen focus ondermijnt door je manier van werken of door bijvoorbeeld te proberen multitasken. Veelvuldig onderzoek benadrukt immers dat het een illusie om te geloven dat het brein daadwerkelijk meerdere taken tegelijkertijd kan verwerken. Wat in werkelijkheid gebeurt, is dat de hersenen voortdurend schakelen tussen taken, wat cognitief belastend en per definitie minder efficiënt is.
Geef jezelf de maximale ruimte om aan één ding tegelijkertijd te werken. Het constant wisselen vergt niet alleen meer energie, maar vermindert ook de diepte van de focus aangezien het 10 minuten of meer kan duren voor je volledig geconcentreerd bent en helemaal in flow kan komen.
Hoe zorg je daarvoor? Zorg dat je voor focustaken een voldoende groot tijdsblok afbakent zodat je in flow kan komen en daar kan blijven. Minimaliseer daarbij storende elementen zoals e-mailnotificaties, telefoons of andere applicaties en reserveer specifieke momenten voor het beantwoorden van e-mails. Bundel daarnaast kleine to do’s of administratieve taakjes als afwisseling tussen grotere focusblokken.
- Wissel flow- en focustijd af met ontspanning
In flow zijn heeft echter ook een limiet: we kunnen niet oneindig in opperste concentratie vertoeven. Dus, tijdig ontspannen en de batterijen opladen is een must in de gebalanceerde zoektocht naar flow.
Het onderzoek toont aan dat na 50 tot 90 minuten concentratie er sowieso een dip volgt, waarna absoluut een pauze moet worden ingelast. Het doel van die pauze? Alle info even (onbewust) kunnen verwerken en je hersenen geen extra input geven. Dat betekent dus écht pauzeren, en niet snel iets anders doen zoals bellen of mailen. Hetzelfde geldt voor scrollen op sociale media of filmpjes te bekijken.
- Flow en locatie
Het onderzoek van Jonas toont aan een zeer hoge mate van flow bereikt kan worden in een locatie waar men alleen vertoeft en in alle rust een focustaak kan afwerken. Echter, het hoogste level van flow werd gerapporteerd voor de groep medewerkers die gefocust kan werken in nabijheid van anderen, zoals op kantoor, maar waarbij men niet gestoord wordt.
De aanwezigheid van anderen zorgt dus voor een verrassende extra positieve dimensie – denk maar bijvoorbeeld aan hoe studenten samen studeren in de bib. De sociale druk kan een positief effect hebben door een gedeelde stille omgeving, waarin studenten elkaar indirect aanmoedigen om gefocust te blijven en productief te zijn.
Opgelet, dit is echter geen pleidooi voor een 100% terugkeer naar kantoor en het afschaffen van thuiswerk! Van alle onderzochte contexten is flow immers overduidelijk het laagst op kantoor in (interactieve) aanwezigheid van anderen. Dit ondersteunt conclusies uit andere studies die de efficiëntie van landschapsbureaus al langer in vraag stellen aangezien de voordelen van spontane interacties en informele uitwisseling niet in verhouding zijn heel wat nadelen qua storingen, productiviteit en concentratie. Flow wordt trouwens sowieso negatief beïnvloed door afleiding, ongeacht de complexiteit van de taak, dus niet enkel voor de zeer cognitief veeleisende activiteiten. Zelfs de beperkte aandacht die je nodig hebt voor een eenvoudige taak wordt onmogelijk gemaakt door allerlei kleine en grote stoorzenders.
Of nog: welke taken je precies op kantoor wil uitvoeren (focuswerk versus brainstormen of vergaderingen) en of het kantoor daar geschikt voor is ingericht is veel belangrijker dan een pure kantoor/thuiswerk afweging. Een verhaal dat gelukkig steeds meer organisaties lijken te begrijpen en inzetten op activity based working met hybride werkoplossingen en aangepaste kantoor-indelingen op maat van de verschillende taken en doelstellingen.
De Quote
We vragen telkens aan onze podcast gasten wat hun favoriete quote is en waarom. De favoriete quote van Jonas is: Whether you think you can or think you can’t, you’re right.
“Ik ben flow leuk beginnen vinden omdat ik vaak in sport heb ervaren. En hetzelfde thema heb ik zo kunnen vertalen naar de werkvloer.
Wetende dat er heel veel uitdagingen kunnen komen, dat we allemaal heel veel stress in het dagelijks leven kunnen hebben is deze quote eentje die ik wil belangrijk vind. Namelijk dat de persoon die zegt dat hij het kan en de persoon die zegt dat hij het niet kan, die hebben allebei gelijk. En stel dat het toch anders uitdraait, dan heb ik er misschien heel veel uit kunnen leren.”
Hoor je graag Jonas aan het woord omtrent wat flow precies is en wat de impact kan zijn op de werkvloer?
Chek dan zeker deze korte inspiratiesnippet:
Wil je nog meer weten over het onderzoek van Jonas?
Beluister dan zeker de volledige podcast aflevering:
Wil jij graag te gast zijn in onze podcast?
Ken jij een organisatie of ben jij actief in een bedrijf die werken aan welzijn op het werk en werkgeluk? Wil je een fantastisch initiatief delen? Elk idee is welkom! Dus nodig ons uit en we komen heel graag op gesprek.
