Een vierdagenwerkweek als online retailer

Bookishly, een online retailer die geschenken verkoopt voor boekenliefhebbers, zag net als heel wat andere online retailers een enorme stijging in hun verkopen tijdens de pandemie. Aangezien mensen cadeaus kochten voor vrienden over de hele wereld ontstond er een prangende nood voor extra werknemers en langere werktijden, waardoor het bedrijf werd gedwongen om hun werkwijze volledig te herzien.

Een nieuwe manier van werken

Normaal gesproken werkten zo’n 10 mensen in de fysieke werkplaats, maar vanwege sociale afstandsnormen was dit niet meer haalbaar. Sommige medewerkers werkten vanuit huis en anderen werkten dan weer in verschillende shifts. Door deze uitdagingen qua aanpak ontdekte Bookishly niet alleen hun flexibiliteit en veerkracht, maar opende het ook de deur naar nog meer nieuwe en creatieve manieren van werken. Zo zag founder Louise Verdi een uitgelezen kans om de 4-dagen werkweek uit te testen en besloot ze deel te nemen aan het experiment van 4 Day Week Global in het Verenigd Koninkrijk.

Een zeer inspirerende case study omtrent het succes en de voordelen van een vierdagen werkweek, zelfs voor een online retailer! In deze blog ontdek je meer over hoe ze het aanpakten, wat de grootste uitdagingen waren, samen met enkele belangrijke tips om het project tot een rasecht succes te maken.

Uitdagingen overwinnen

Bij de overgang naar een vierdaagse werkweek dienden zich enkele obstakels aan die Bookishly moest zien te overwinnen, zoals de logistieke impact, het aanpassen van het werkrooster, het plannen van vakanties en het omgaan met fouten.

Logistiek vraagstuk: Een van de eerste vragen die zich aandiende: zouden ze elke dag blijven verzenden? In deze sector wordt vaak benadrukt dat klanten snelle bezorging eisen, maar de pandemie maakte duidelijk dat dit niet altijd het geval is, zeker wanneer je goed communiceert met klanten. Door een heldere boodschap op de productpagina’s te plaatsen en een orderdeadline-app te gebruiken, werden Bookishly klanten transparant geïnformeerd. Een aanpak die niet alleen zorgde voor klanttevredenheid, maar de nodige ruimte creëerde om de werklast en het werkrooster aan te passen.

Vaste vrije dag: Er werd lang gedebatteerd over de keuze tussen alle dagen open blijven en de werkdagen voor alle collega’s te spreiden versus een vaste sluitingsdag, waarbij iedereen dezelfde vrije dag neemt.

Door te experimenteren met gespreide werkdagen kwamen ze tot de conclusie dat het synchroniseren van vrije dagen een effectievere oplossing was voor het team. Daardoor hoefden de taken van collega’s niet overgenomen te worden op diens vrije dag én werd de communicatie en samenwerking niet belemmerd door steeds variërende vrije dagen voor verschillende leden van het team.

Vakantieplanning: Door de vaste vrije dag werd het dan weer nodig om ook vakantiedagen en thuiswerkdagen anders te managen en een nieuwe routine te ontwikkelen als team. De vroegere super-flexibiliteit waarbij de dag voordien nog makkelijk een vrije dag kon worden aangevraagd moest plaats maken voor een meer gestructureerde aanpak, aangezien er verwarring, stress en drukte ontstond doordat mensen onverwacht met vakantie waren.

Het ganse team besliste samen over hoe ze het konden aanpakken en kwamen uiteindelijk uit bij een systeem dat heel erg lijkt op wat de meeste bedrijven normaal gesproken zouden doen: een vakantiekalender waarop mensen kunnen zien wie er op welk moment afwezig is, het principe ‘wie het eerst komt, het eerst maalt’ en het verzoek om zo veel mogelijk van tevoren kennis te geven. Een systeem waarnaar alle medewerkers met plezier overstapten om zo de vierdaagse werkweek te kunnen behouden.

Omgaan met fouten: Bookishly ontdekte tevens dat het aangepaste werkschema het uitdagend maakte om fouten op te vangen en te herstellen. Het gebeurt niet vaak, maar het is altijd mogelijk dat er bijvoorbeeld een hele batch producten bedrukt wordt met het verkeerde logo of een reeks abonnementspakketten voorzien wordt van een foutief item of verkeerd label. áls dit zich voordoet, kan het iemand een dag of zelfs anderhalve dag kosten om alles recht te trekken. Tijd en capaciteit die natuurlijk minder beschikbaar zijn het vierdagensysteem, waardoor één iemand zijn vrije dag zou moeten opofferen.

Alle collega’s besloten samen een nieuw proces te introduceren voor het geval er zich fouten voordoen. De afspraak is dat het even “alle hens aan dek” is en iedereen de handen uit de mouwen steekt om samen het probleem op te lossen. Het gebeurt zelden, maar vooraf duidelijkheid hebben over de manier waarop het zal worden aangepakt geeft zekerheid, voelt daarnaast als een hechte teambenadering en zorgt er voor dat de vierdaagse werkweek kan behouden blijven voor iedereen.

Sleutels voor succes

Om van de implementatie van de vierdaagse werkweek een succes te maken stonden vooral betrokkenheid, transparante communicatie en de juiste mentaliteit van het team centraal:

Het voltallige team betrekken bij elke stap van het proces, ook al voor de start van het pilootproject, is een belangrijke voorwaarde voor succes. Alle relevante punten werden vooraf uitvoerig besproken en alle teamleden hadden de mogelijkheid om hun input te geven. Op die manier konden alle uitdagingen die zich aandienden ook telkens samen aangepakt en meteen opgelost worden. De open dialoog zorgde ervoor dat iedereen zich gehoord en betrokken voelde bij de besluitvorming, droeg bij aan een gedeelde verantwoordelijkheid, en het team haalde zo heel wat praktische dingen boven water waar je als individu alleen misschien niet aan denkt.

De checklist die op die manier door het team werd opgesteld leverde heel wat kleine maar belangrijke aandachtspuntjes op die konden afgevinkt worden, zoals het communiceren met klanten over aangepaste schema’s en verzendopties, een automatische melding bij elke communicatie met de nieuwe werkuren (die zelfs mooie reacties oplevert), een out of office op woensdagen, tot het informeren van de koerier dat deze op de vaste sluitingsdag niet hoeft langs te komen.

Tot slot speelt ook de mindset nog een belangrijke rol. Vanuit een persoonlijke standpunt maakte de founder van Bookishly een bewuste omschakeling in haar visie over de vierdagen werkweek van “waarom kunnen we dit niet doen” naar “waarom kunnen we dit wel doen”. Daarnaast bleek ook het aannemen van een “hoe kunnen we dit oplossen”-mentaliteit van het ganse team cruciaal om de onvoorziene obstakels te overwinnen. De vastberadenheid om de vierdaagse werkweek te behouden bleek uiteindelijk de moeite waard te zijn, en zorgde voor flexibiliteit en bereidheid om de nodige aanpassingen, met uiteindelijk een meer georganiseerde en efficiënte werkomgeving met zéér tevreden werknemers als resultaat.

Positieve effecten

Kortom, de vierdaagse werkweek is voor Bookishly een succesverhaal gebleken en heeft zowel voor de medewerkers als voor het bedrijf heel wat voordelen opgeleverd, waardoor de organisatie het systeem ook permanent heeft verder gezet na de testperiode.

Medewerkers waarderen de extra vrije dag en kunnen nu echt genieten van hun vrije tijd en ervaren een betere balans tussen werk en privéleven. Er kan nu makkelijker tijd vrij gemaakt worden voor persoonlijke verplichtingen, zoals het brengen van kinderen naar school, het verlenen van zorg aan familieleden en het afhandelen van administratieve taken tijdens werkdagen, waardoor ze hun weekenden vrij hebben voor ontspanning.

Medewerkers zijn daarnaast meer gefocust en efficiënter. De flexibiliteit heeft niet alleen geleid tot meer tevredenheid onder het personeel, maar bood het team ook de kans om zich beter te organiseren en een efficiënter systeem te ontwikkelen. Bookishly merkt nu dat dingen sneller vooruitgaan. De eigenaar benadrukte dat ze absoluut niet wilde dat dit systeem stress zou veroorzaken, maar het lijkt wel alsof er vooral een extra stimulans is ontstaan om dingen gedaan te krijgen, waarbij medewerkers steeds op zoek gaan naar manieren om het te laten werken, omdat ze de voordelen ervan inzien.

 

Artikel gebaseerd op het verhaal van Bookishly.