In de vijfde aflevering van de Try a Different Angle Podcast praatten we met twee boeiende dames die actief zijn in de meubelbusiness.
Carolien Van Belle is HR & Facility Manager. Katrijn Vekens is Product & Marketing Executive. Samen creëren ze een happy workplace voor de medewerkers van Kinnarps.
En dat gaat over meer dan alleen de comfortabele stoelen waarin we mogen zitten voor dit gesprek.
Over Kinnarps
Misschien heb je al wel eens een blauwe vrachtwagen gezien op weg naar weer een succesvol interieur, zoals hun baseline het zegt. De Kinnarps Groep, producent van Scandinavisch kantoormeubilair, heeft wereldwijd 200+ verkooppunten in 40+ landen en heeft meer dan 1650 medewerkers in dienst. Een leuk weetje: Kinnarps spreek je in het Zweeds trouwens uit als “Sjinnarps”. In dit blogartikel ontdek je meer over de manier waarop deze organisatie happy work places creëert.
De werkomgeving als basisingrediënt voor werkgeluk
Kinnarps levert naast totaaloplossingen voor de werkplek ook heel wat werkgeluk op. Mensen worden er namelijk niet zo enthousiast van om de hele tijd op een saai decor te moeten kijken. Een gezellige ruimte tovert onmiddellijk een glimlach op het gezicht. De manier waarop het kantoor is ingericht helpt er mee voor zorgen dat iedereen een plekje kan vinden waar hij of zij kan aarden, en kan de focus en de gezondheid mee ondersteunen.
Zo kunnen Kinnarps werknemers ’op elk moment van de dag de keuze maken waar ze zich het beste voelen om een bepaalde taak af te werken: deelnemen aan de bruisende sfeer in de communicatie zone of zich eerder wat afzonderen in de zogenaamde ‘pods’, een fijne plek om tot rust te komen en geconcentreerd te kunnen werken.
Ook de standing desk en desk bike dragen op een unieke manier bij omdat het belangrijk is dat mensen zich fysiek goed kunnen voelen door voldoende in beweging te blijven, bijvoorbeeld, door hun typische zittende job af te wisselen met periodes van staand of trappend werken. Zo kan men al fietsend mails versturen of aan een Teams meeting deelnemen en tegelijkertijd ook nog wat aan de conditie werken.
Bedrijfscultuur
De werkplek alleen is natuurlijk niet voldoende als het op gelukkige werknemers aankomt. Ook de Kinnarps bedrijfscultuur, gericht op feedback, ondersteuning en connectie is een belangrijke factor. We zetten even de specifieke elementen op een rijtje die volgens onze podcast gasten van deze organisatiecultuur een happy workplace maakt:
Een kleurrijk canvas
Alle collega’s van Kinnarps België maakten samen een canvas bord om hun bedrijfscultuur zowel te vieren als visueel te maken. Het schetst een heel concreet beeld en vertelt niet alleen wie ze zijn, maar ook waarvoor ze staan, waar ze naartoe willen en dat ze een hecht team wensen te zijn. Dit geeft ook meteen een fijne houvast om naar te verwijzen wanneer nieuwe mensen aan boord komen.
De Belgische vestiging maakt natuurlijk deel uit van een internationale groep, en alhoewel het Belgische team de autonomie heeft om een eigen stempel te drukken op de interne werking, nemen zij ook enkele internationale componenten over. Denk bijvoorbeeld aan de impact op productniveau en de Zweedse tradities zoals Midsummer, maar zeker ook de Scandinavische mensgerichtheid en de nederige attitude. Dit vertaalt zich in hun aandacht voor de mens achter de functie, de open communicatiecultuur, het belang dat ze hechten aan zelfzorg en het feit dat eventuele problemen altijd bespreekbaar zijn en samen aangepakt kunnen worden,… Maar ook hun positieve attitude rond fouten komt hier terug: fouten kunnen altijd gemaakt worden en worden ook openlijk toegegeven zonder een paraplu open te trekken.
Open communicatie
Werknemers bij Kinnarps worden steeds gestimuleerd om hun eigen input te geven over hoe zij denken te kunnen groeien in hun rol. Dit helpt ervoor zorgen dat ze betrokken en gestimuleerd blijven en gelukkig aan de slag kunnen gaan.
Maandelijks zit elke medewerker dan ook samen met de directe leidinggevende voor een werkoverleg. Hier kan echt alles aangekaart worden wat op dat ogenblik speelt, hoe het verloopt met de taken en of er iets extra nodig is. Het blijft echter niet beperkt tot dat maandelijkse overlegmoment. Wie iets wil bespreken kan dat op elk moment doen. Ook bezorgheden of moeilijkheden kunnen trouwens steeds op tafel gelegd worden. Binnen Kinnarps heerst immers een warme en open communicatiestructuur, waarbij leidinggevenden, maar ook de HR-verantwoordelijke of zelfs de algemeen directeur, heel direct kunnen en mogen worden aangesproken wanneer iemand iets kwijt wil.
Luisterend oor
Kinnarps vindt het belangrijk dat je als werkgever echt kan luisteren, zeker wanneer iemand zich wat minder goed in zijn of haar vel voelt. Een luisterend oor is waar het allemaal mee begint: luisteren naar de behoeften, ontdekken waar het gevoel vandaan komt, maar ook ondersteunen en trachten tools aan te reiken die men nodig heeft om er weer uit te klimmen.
En die ruimte is er altijd, zelfs wanneer het gaat om een privé probleem. Het is als werkgever misschien niet altijd mogelijk om een concrete oplossing aan te reiken, maar het feit dat iemand het hart kan luchten en gehoord wordt wanneer er beslommeringen zijn en het even wat minder gaat, is volgens Kinnarps een belangrijk fundament, aangezien het de mensen zijn die ervoor zorgen dat het bedrijf draait.
Onboarding
Wanneer iemand nieuw start in de organisatie, worden er sowieso enkele ijkpunten voor overleg en opvolging ingebouwd, samen met de HR-verantwoordelijke. Na een maand wordt er afgetoetst hoe alles loopt en of de functie ook effectief is wat men ervan verwacht had. Hetzelfde gebeurt na drie en na zes maanden. Dit zijn standaard evaluatiemomenten die sowieso worden ingepland, maar het neemt niet weg dat er tussentijds ook steeds ad hoc overleg mogelijk is wanneer de omstandigheden daarom vragen.
Incentives
Kinnarps is en blijft natuurlijk ook een verkooporganisatie en stelt duidelijke doelen die ze samen met het gehele team trachten te bereiken. Daar worden dan weer motiverende incentives aan verbonden wanneer de targets worden behaald, zoals leuke niet-werkgerelateerde activiteiten (zoals bier- en chocoladeproeverijen, cocktail of graffiti workshops,…).
Dit is dan opnieuw een krachtige manier om even los te komen van het werk, samen een leuke namiddag of avond door te brengen en herinneringen te creëren, wat dan ook weer een positieve weerslag heeft op de sfeer binnen het team. Ook de polaroid muur met alle foto’s van de georganiseerde activiteiten draagt hier stevig toe bij.
Extra ruimte voor connectie dankzij de “Happiness Heroes”
Een zeer boeiend en bottom-up werkgelukinitiatief binnen Kinnarps draait rond hun “Happiness Heroes”. Deze groep brengt medewerkers uit verschillende afdelingen samen die voor 300 procent achter het bedrijf staan en die de anderen mee kunnen aanmoedigen. Ze engageren zich daarenboven om activiteiten te organiseren die losstaan van het werk, zoals bijvoorbeeld het Zweedse midzomerfeest, vrijdag-namiddag borrels, maar ook initiatieven die een langere periode beslaan.
Een belangrijke reason for succes is dat deze initiatieven gedragen worden door de medewerkers zelf en het niet gaat om iets dat vanuit het management wordt opgelegd. Enthousiastelingen trekken vanzelf degene mee die er misschien in eerste instantie wat aarzelend in staan. Men heeft zin om samen met de collega’s een (ludiek) doel te bereiken en er wordt zelfs naar uitgekeken wanneer het teammomentje weer op de agenda verschijnt.
Best practices voor happiness-boosting activiteiten
Als zéér concrete tip leren we van Kinnarps dat de beste initiatieven niet eens veel geld hoeven te kosten of veel energie hoeven te vragen. Daarnaast merken zij dat de rechttoe-rechtaan initiatieven die mensen samenbrengen met niet al te moeilijke of hoge verwachtingen, het beste werken.
Dingen die uitsluitend digitaal werken, die bijvoorbeeld moeten ingevuld worden en dan doorgegeven worden, blijven al eens ergens hangen. Het initiatief bij het individu leggen, zoals bijvoorbeeld iemand letterlijk een pluim gaan overhandigen om hen in te kijker te zetten, handgeschreven complimentenkaartjes uitdelen kan voor sommigen geforceerd aanvoelen. Kies dus voor laagdrempelige en complexloze initiatieven die mensen bij elkaar brengen.
De Quote
We vragen telkens aan onze podcast gasten wat hun favoriete quote is en waarom. De favoriete quote van Carolien en Katrijn is: Don’t look for Happiness, create it.
Katrijn: “Wij kunnen als bedrijf ons steentje bijdragen om mensen gelukkig te maken, maar we hebben geen toverstokje. We kunnen alles doen wat we willen om hier de perfecte werkomgeving en gelukkige werknemers te creëren, maar mensen moeten uiteindelijk ook zelf voor hun eigen geluk zorgen en moeten voor zichzelf kunnen kiezen. We kunnen soms denken dat geluk ons in de schoot geworpen wordt, maar ik denk dat veel mensen zelf verantwoordelijk zijn voor hun geluk.”
Carolien: “Focus je op het goede. En je gaat ook alleen maar goede dingen zien.”
Wil jij graag te gast zijn in onze podcast?
Ken jij een organisatie of ben jij actief in een bedrijf die werken aan welzijn op het werk en werkgeluk? Wil je een fantastisch initiatief delen? Elk idee is welkom! Dus nodig ons uit en we komen heel graag op gesprek.
