Well-being by design: 3 manieren om een mensgerichte werkplek te creëren

Hybride werken is de nieuwe norm: volgens cijfers van PwC combineert maar liefst 68% van de Belgische telewerkers thuiswerk met kantoorwerk. Dit biedt flexibiliteit en een betere werk-privébalans, maar brengt ook uitdagingen met zich mee. Hoe zorg je ervoor dat jouw hybride werkplek niet alleen functioneel en efficiënt, maar ook inspirerend en gezond is?

De sleutel ligt in de combinatie van Facility Management en Corporate Well-Being. Door strategisch na te denken over de fysieke werkomgeving en de welzijnsbehoeften van medewerkers, kan je een werkplek creëren die niet alleen de productiviteit verhoogt, maar ook het werkplezier én het engagement. Onderzoek bevestigt dat werknemers die keuzevrijheid hebben in hun werkplek 25% meer tevredenheid ervaren en 30% productiever zijn.

Hier zijn alvast drie concrete manieren om de principes van Corporate Well-Being en Facility Management succesvol te combineren in jouw organisatie:

1. Ontwerp een werkomgeving die aansluit bij de precieze behoeften van medewerkers

Een hybride werkplek wordt vaak ingericht als een compromis tussen thuis en kantoor, maar zonder een doordachte strategie kan dit leiden tot een suboptimale werkomgeving. Open kantoorruimtes worden bijvoorbeeld al langer als boosdoener aangeduid waarbij teveel storende factoren voor meer stress, mentale en fysieke vermoeidheid en lagere productiviteit kunnen zorgen: onderzoek becijferde bijvoorbeeld dat kantoormedewerkers dagelijks gemiddeld 86 minuten aan productieve tijd verliezen door afleidingen, met lawaai als significante factor. Wat brengt dan wel soelaas? Een keuze voor experience-based working in plaats van louter activiteit-gebaseerde werkplekken. Door na te denken over het doel waarom medewerkers naar kantoor komen en te begrijpen welke evenementen, interacties of faciliteiten hen aantrekken, kan een werkplek worden ontworpen die optimaal aansluit bij hun behoeften en verwachtingen.

Hoe pak je dit aan?

• Creëer focuszones: Zorg voor stiltewerkplekken voor deep work zonder afleiding. Wanneer werknemers ongestoord kunnen werken kunnen ze zich immers beter concentreren, verbetert hun productiviteit en worden er minder fouten gemaakt.
• Voorzie samenwerkzones: Gebruik dynamische ruimtes voor teamprojecten en creatieve brainstorming, met flexibele opstellingen en digitale tools om samenwerking te faciliteren.
• Stimuleer welzijn: Ergonomische zithoeken, natuurlijke elementen zoals planten en daglicht en zelfs powernap-opties voor een energieboost: Uiteenlopende studies onderschrijven de gunstige effecten van regelmatige pauzes en powernaps op de energie, alertheid, focus en productiviteit van werknemers.

2. Faciliteer een sterke samenwerking tussen HR, Corporate Well-Being en Facility Management

Zowel welzijnsinterventies als de werkplekinrichting hebben impact op de werktevredenheid, de emotionele beleving en de betrokkenheid van medewerkers. Wanneer deze twee aspecten strategisch op elkaar worden afgestemd om een plek te creëren waar medewerkers zich op alle vlak goed in hun vel kunnen voelen, ontstaat er een stevige positieve spiraal: een stimulerende werkomgeving bevordert het fysieke en mentale welzijn; tevreden, gezonde medewerkers dragen op hun beurt bij aan een dynamische en productieve werkcultuur, wat het engagement versterkt en leidt tot minder ziekteverzuim, hogere retentie en een sterkere employer branding.

Wat kan je doen om je werkplek inrichting te optimaliseren?

• Zorg voor bottom-up input: Betrek medewerkers bij de inrichting en strategie via ambassadeurs uit alle lagen van de organisatie.
• Doorbreek silo’s: Stimuleer samenwerking tussen verschillende afdelingen om een breed gedragen ontwerp te ontwikkelen dat echt aansluit bij hoe mensen werken en denk na over hoe verschillende disciplines elkaar kunnen aanvullen.
• Gebruik data en feedback: Concrete werkplekdata zoals bezettingsgraad, medewerkerstevredenheid en inzichten uit de psychosociale risicoanalyse kunnen helpen om betere inzichten te krijgen over waar verbeteringen nodig zijn.

3. Integreer hostmanship voor een positieve employee experience

Een mensgerichte werkplek gaat verder dan het gebouw en de inrichting alleen. Van onboarding tot dagelijkse werkervaring, doorheen alle touchpoints van de employee journey zijn er kansen om een positieve employee experience neer te zetten. Een verwachting die steeds hoger op de wish list van medewerkers staat wanneer hen gevraagd wordt naar ‘de ideale werkgever’.

De manier waarop medewerkers en bezoekers zich welkom voelen, speelt een cruciale rol in hun werkervaring. De filosofie van hostmanship, bijvoorbeeld, geïntroduceerd door de Zweeds auteurs Jan Gunnarsson en Olle Blohm, benadrukt dat iedereen binnen een organisatie medeverantwoordelijk is voor het creëren van een gastvrije omgeving. De principes van hostmanship leiden tot warme interacties die het verschil kunnen maken en die aan de basis staan van succesvolle relaties tussen organisaties, hun klanten en hun medewerkers. Organisaties die doen wat ze beloven, met medewerkers die daar trots op zijn. En aanpak die niet alleen een hogere klanttevredenheid en een verbeterde employer branding oplevert, maar ook een sterkere teamspirit.

Hoe implementeer je dit principe?

• Bied hostmanship-training aan: Niet alleen voor frontofficepersoneel, maar ook voor technische teams, beveiligers en schoonmaakpersoneel. Wanneer iedereen zich eigenaar voelt van de gastvrijheidscultuur, stijgt de algemene tevredenheid.
• Leiderschap als voorbeeld: Wanneer leidinggevenden oprechte gastvrijheid tonen, inspireert dit medewerkers om hetzelfde te doen en de positieve leiderschapsstijl heeft daarenboven ook rechtstreeks effect op de motivatie en retentie van medewerkers.
• Gebruik hostmanship-buddies: Interne ambassadeurs die het goede voorbeeld geven en collega’s inspireren kunnen een waardevolle bijdrage leveren aan een inclusieve en positieve werksfeer.