Werkdruk: wat is het en welke impact heeft het?

Werkdruk is een term die steeds vaker in moderne werkplekken wordt gehoord. Het verwijst naar de mate waarin de eisen van werk, zoals deadlines, hoeveelheid werk en complexiteit van taken, ervaren worden als te hoog en moeilijk te beheersen binnen de beschikbare tijd en middelen. Terwijl een zekere mate van uitdaging en verantwoordelijkheid motiverend kan zijn, kan overmatige werkdruk ernstige gevolgen hebben voor zowel individuen als organisaties.

Perceptie is realiteit

Belangrijk om te beseffen hierbij is dat werkdruk gaat om pure perceptie: wat de een als “(te) zwaar” ervaart zal een collega mogelijks met de vingers in de neus realiseren. Werkdruk gaat over de persoonlijke ervaring en is heel moeilijk te objectiveren in cijfers of neutrale parameters.

Die persoonlijke perceptie is dan ook nog eens afhankelijk van een complexiteit aan factoren. Het Job Demands-Resources model (JD-R model ook wel WEB-model genoemd naar Werkstressoren Energiebronnen Beleving) onderneemt een poging om werkdruk te objectiveren. Het is een model dat de werking van het welzijn stimuleert en suggereert dat spanning het gevolg is van het gebrek aan evenwicht tussen de functievereisten en de middelen de werknemer voorhanden heeft om aan die eisen te voldoen.

Het model van Schaufeli

Het JD-R model toont aan dat werkdruk deel is van een complex spel tussen verschillende componenten. Afhankelijk van hoe de componenten zich tot elkaar verhouden, zal de werkdruk als haalbaar of (helemaal) niet ervaren worden. Het complexe spel wordt nog uitdagender wanneer je beseft dat werkdruk zich niet beperkt tot een ervaring op de werkvloer.

Stel je hebt een veeleisende job en buiten je job heb je heel wat energiegevers die ervoor helpen zorgen dat je energiebatterij heerlijk in het groen blijft. Natuurlijk kan je dan veel meer hebben dan wanneer je in diezelfde veeleisende job actief bent, maar net een sterfgeval of een (v)echtscheiding te verwerken hebt.

Je persoonlijke draagkracht is dus van fundamenteel belang in je dagdagelijkse beleving van de werkdruk en laat die draagkracht best wel volatiel zijn. Misschien was je vanmorgen wel slachtoffer van verbale verkeersagressie waardoor je draagkracht minder ver zal dragen dan wanneer je heerlijk relax op het werk aankwam met een heerlijk kopje koffie in de hand. Het mag dus duidelijk zijn dat werkdruk heel moeilijk objectief te definiëren valt.

Werkdruk in de praktijk

Je kent misschien wel de vraag over het halfvolle of het half lege glas. Over een irrelevante vraag gesproken! De vraag die we ons moeten stellen wanneer het over werkdruk gaat, is geen kwantitatieve vraag, maar wel eentje rond de duurtijd: hoe lang moet jij het glas met gestrekte arm omhoog houden? Hoe langer je het glas vast hebt, hoe zwaarder het zal beginnen wegen. Tenminste, dat is de indruk die je zal hebben.

Met werkdruk is het even zo. Het is dan ook van cruciaal belang dat je leidinggevende goed weet hoe zwaar zijn of haar team onder druk staat en sinds hoe lange tijd. Even een tandje bij steken kan iedereen. Maar als je van mensen een maanden- of zelfs jarenlange inspanning vraagt waarbij ze al een heel gebit hebben bijgestoken en dat nog niet voldoende (b)lijkt te zijn, dan dreigen mensen te kraken onder de druk.

In de praktijk zien we heel veel organisaties ontzettend veel moeite doen op vlak van hulpbronnen. Vaak is er psychologische ondersteuning ter beschikking, stimuleren organisaties tot een uitspreekcultuur, zijn er coaches of opleidingen, … In veel van die gevallen zien we twee problemen:

Hulpbronnen en bespreekbaarheid

Het is niet omdat er hulpbronnen zijn, dat je medewerkers daar ook van op de hoogte zijn. Veel hulpbronnen blijven ongebruikt.

Het vraagt heel wat van een mens om toe te geven dat hij of zij hulp nodig heeft. Het toegeven aan jezelf is al een hele stap (waarbij het gevoel van “falen” vaak ontstaat en mensen dan toch maar in stilte beslissen om nog maar even door te bijten zonder hulp), laat staan dat de moed gemakkelijk gevonden wordt om toe te geven aan je leidinggevende of HR dat je een probleem hebt. Feit is wel dat onze woke maatschappij minder moeite lijkt te hebben vandaag met werkdruk issues te uiten dan met het benoemen van een (risico op) bore-out.

Iedereen wint wanneer werkdruk (tijdig en dus preventief) bespreekbaar wordt gemaakt. Het mag niet verbazen dat een te hoge werkdruk durft te leiden tot fysieke en mentale gezondheidsproblemen, verminderde productiviteit en kwaliteit van het geleverde werk en een spanningsveld tussen het professionele leven en het privébestaan van een medewerker.

Tegelijk moeten we vooral ook niet bang zijn van werkdruk want wanneer het woord “te” achterwege kan gelaten worden, kan werkdruk ook zorgen voor verhoogde prestaties, versterking van het engagement van een medewerker, verbetering van focus en efficiëntie. Het is dan ook de kunst werkdruk met mate te laten leven op de werkvloer.

“Hoe dan?!” vraag je je nu ongetwijfeld af. Wel, hier zijn enkele tips over hoe je als werknemer, leidinggevende of organisatie gezond(er) kan omgaan met werkdruk:

 

Als medewerker

Als medewerker zijn er diverse tools die je kan hanteren om je eigen werkdruk te managen en een gebalanceerde werkomgeving te behouden

1. Communicatie: Praat met je leidinggevende over realistische doelen en deadlines.
2. Prioriteiten stellen: Focus op belangrijke taken en werk aan time-managementvaardigheden.
3. Zelfzorg: Neem regelmatig pauzes, beweeg en zorg voor voldoende slaap en ontspanning.
4. Hulp vragen: Wees niet bang om hulp te vragen als de werkdruk te hoog wordt. Dit kan binnen het team zijn of via HR.
   

 

Als leidinggevende

Als leidinggevende heb je heel wat impact op je directe medewerkers. Met behulp van deze strategieën kan je de werkdruk voor je team onder controle houden en een gezonde, ondersteunende werkomgeving creëren:

1. Communiceer heldere verwachtingen: Zorg voor duidelijke communicatie over doelen, prioriteiten en verwachtingen. Werknemers moeten begrijpen wat er van hen wordt verwacht en welke doelen ze moeten bereiken.
2. Geef realistische deadlines en taken: Overladen van werknemers met te veel taken binnen een korte periode kan leiden tot overmatige stress. Bied ook voldoende ruimte voor feedback over de haalbaarheid van het takenpakket en de timings.
3. Ondersteun je team: Zorg voor voldoende middelen, tools en training die je team nodig heeft om hun taken efficiënt uit te voeren. Dit kan helpen om stress te verminderen die voortkomt uit ontoereikende middelen.
4. Bevorder een gezonde werk-privébalans: Dit kan onder meer het aanbieden van flexibele werkuren, het stimuleren van pauzes gedurende de werkdag en het vermijden van het sturen van werkgerelateerde communicatie buiten werktijd omvatten.
5. Erken en waardeer de inspanningen van je team: Een positieve waardering kan het gevoel van voldoening vergroten en het team gemotiveerd houden.
6. Bied ondersteuning en middelen voor stressmanagement: Creëer een werkomgeving waar werknemers openlijk kunnen praten over stress en bied middelen aan zoals counseling, coaching of trainingen voor stressmanagement.
7. Zorg voor transparante communicatie: Hou regelmatig teamvergaderingen of één-op-één-gesprekken om open communicatie te bevorderen. Luister naar de zorgen en ideeën van je team om beter inzicht te krijgen in hoe de werkdruk kan worden verminderd.
8. Monitor en evalueer regelmatig: Toets zowel formeel als informeel af hoe werknemers zich voelen over de hoeveelheid werk. Pas waar nodig aan en leer van feedback om aanpassingen te maken.
9. Geef het goede voorbeeld: Als leidinggevende is het belangrijk om zelf een gezonde balans te tonen tussen werk en privéleven. Dit kan als voorbeeld dienen voor het team.

 

Als organisatie

Ook als management team of HR professional kan je vanuit de ganse organisatie verschillende maatregelen implementeren om de werkdruk te monitoren en onder controle te houden:

1. Bevorder een cultuur van welzijn en balans:
   • Implementeer beleid dat flexibele werktijden, thuiswerkmogelijkheden en pauzes aanmoedigt om een gezonde balans tussen werk en privéleven te ondersteunen.
   • Bied programma’s aan die gericht zijn op het verbeteren van de gezondheid, zoals wellness-programma’s, toegang tot fitnessfaciliteiten, gezondheidseducatie en mentale gezondheidssteun.
2. Ondersteun mee voor het stellen van realistische verwachtingen en doelen:
   • Zorg ervoor dat de doelen van de organisatie haalbaar zijn en dat er realistische verwachtingen zijn ten aanzien van prestaties en deadlines en dit voor alle afdelingen en teams.
   • Beoordeel regelmatig de werkprocessen om inefficiënties te identificeren en verbeteringen aan te brengen. Dit kan het gebruik van technologie, het herzien van procedures of het bieden van extra ondersteuning omvatten.
3. Training en ontwikkeling:
   • Investeer in voldoende opleidingsmogelijkheden voor werknemers om hun vaardigheden en capaciteiten te verbeteren, waardoor ze effectiever en efficiënter kunnen werken.
   • Moedig een cultuur van voortdurend leren en verbetering aan. Dit kan medewerkers helpen zich aan te passen aan veranderende werklasten en nieuwe uitdagingen.
4. Effectieve communicatie en maximale betrokkenheid:
   • Moedig open communicatie aan tussen werknemers, leidinggevenden en tussen de verschillende diensten en niveaus. Zorg ervoor dat werknemers zich vrij voelen om hun zorgen te uiten en feedback te geven en voorzie verschillende (in)formele kanalen.
   • Betrek werknemers bij besluitvormingsprocessen en geef hen een gevoel van ownership binnen de organisatie. Dit kan de motivatie en betrokkenheid vergroten.
5. Werklastbeheer en prioriteiten stellen:
   • Stel richtlijnen op voor een evenwichtige werklast en help teams prioriteiten te stellen bij het toewijzen van taken.
   • Bied tools en training aan voor effectief projectmanagement en time management om werknemers te helpen hun werklast beter te beheren.
6. Evalueren en aanpassen:
   • Monitor de werkdruk binnen de organisatie en evalueer regelmatig de effectiviteit van genomen maatregelen. Pas waar nodig aan op basis van feedback van werknemers.
   • Zorg dat de top mee is en dat zij aan leading by example doen.

Een werkomgeving creëren die gericht is op het beheersen van werkdruk, de bespreekbaarheid ervan, en waar medewerkers met verschillende tools ondersteuning kunnen vinden, zal uiteindelijk leiden tot meer tevredenheid, een sterker fysiek en mentaal welzijn binnen de organisatie, en een verbeterde productiviteit en kwalitatiever werk.

Werken aan welzijn en werkgeluk met Tryangle